激変する世界を横目に、仕組み化を進めた3ヶ月——2020年1月-3月のしごと

昨年冬ごろから続いていた繁忙期にかまけて月報をさぼっているうちに、ほとりびの第三四半期は飛ぶようにすぎ、その間に、今までそこに当たり前にあったはずの世界が一変してしまいました。

年が明けたときに考えていたこと、今年に入ってから新しくはじめたこと、どうにか体制を整えて春からやろうとしていたこと。すべてがひっくり返る……とまではいきませんが、再考を余儀なくされたことも多々あります。

誰もがそうだとは思いますが、3ヶ月前は、ここまで急激な外部環境の変化が起こるとは夢にも思っていませんでした。

さまざまな状況が変わってしまった(そして現在進行形で変わり続けている)いま、過去3ヶ月を振り返ることにどれほどの意味があるのか、正直わかりません。

でも当社にとっては、いろいろなことを前進させた大事な期間だったので、記録として書き残しておきます。

 

1月:「バーチャルオフィス」の構築を目指す

昨年の月報には、完全なる個人事務所から脱却しようとする、わたくしの大苦戦のあとがありありと現れています(苦笑)。どうにか対策案をひねり出し、昨年末までにさまざまなツールの選定、導入を進めました。

>2019年12月の月報

ほとりびは現在、社員雇用をしておらず、案件・プロジェクトごとに業務委託のパートナーさんに協力いただく形で運営しています。だからコミュニケーションの場をどう設計するかが、とても大きな課題でした。

あらゆる連絡手段(メール、オンラインMTG、複数のチャットサービス、SNS……)で、わたしと各パートナーさんが個別にやり取りしている状況が続き、限界を感じていたのもあります。

仕事を円滑に進めるためには、きちんとした受発注のオペレーションはもちろん、相互理解や日々のコミュニケーションも必要! というわけで、Slackをバーチャルオフィス的に活用することにしました。

年末に導入を進め、1月にはその他のツールも含めた、だいたいの運用方針が固まりました。

①発注書や請求書など、必要書類のやり取りと案件管理:pasture
②日々のコミュニケーション、業務連絡:Slack
③プロジェクトごと/役割ごとのタスク管理:Trello
④相互理解や雑談:季節のイベント(忘年会など)+zoom(オンラインの交流会)

うん、なんとか最低限の環境は整った。

 

2月:パートナーさんを募集し、仕組みづくりに着手

何をおいても優先的に対応すべきは、クライアントのみなさんからいただいている仕事です。でもそれにきちんと対応していくためには、業務を確実に担える体制を固めていかなきゃいけない——。

しかし、です。クライアントワークに私自身がフルパワーで挑みすぎると、体制はいつになっても整わないわけです。かといって仕組みづくりの方に重きをおけば、どうしたって一時的にフットワークは重くなって関係者に迷惑をかけてしまう。

鶏が先か、卵が先か。法人化して以来、いちばん切実に悩んだ月だったかもしれません。

悩みに悩んだ結果、仕組みづくりを一気に進めることにしました。新たにパートナーさんを募集し、思い切ってオンラインアシスタントサービスも利用することに。

<受付終了>広報・編集領域の取材・ヒアリング「書き起こし」スタッフ【助っ人募集】

<受付終了>広報・編集領域のイベント/勉強会のイベントディレクター【助っ人募集】

 

おかげさまで、パートナー募集には双方合わせて20名以上の方からご連絡をいただき、新しい出会いにめぐまれました。ほんとうにありがたすぎます。(ご一緒できなかった方、また次の機会にぜひ……!)

ただし! 当然ながら、ツールは導入しただけじゃ機能しないし、いくら優秀なパートナーさんにご協力いただいても、プロジェクト全体をしっかりディレクションできなければ、提供する仕事のクオリティも下がってしまいます。

この切り替えにわたしのキャパシティがまったく追いつかず、一部のクライアントさんには多大なご迷惑をおかけしてしまいました……。(※4月現在、ようやく通常稼働できるようになりました。本当にすみませんでした)

 

3月:社会が激変する最中、新しい取り組みをスタート

混乱と反省を繰り返しながら、どうにかこうにか、最低限の仕組みが整いはじめた3月。実はそのウラでもうひとつ、ほとりびとして大事な取り組みを進めていました。

それが、PR/広報領域に特化した編集者・ライターのコミュニティ「トナリノ広報部」の事業化です。

 

https://tonarino.work/

 

このコミュニティはもともと、当社とは関係のない、有志の活動として2018年に立ち上げたものです。持続的な活動にすること、活動量をもっともっと増やすことを考慮して、3月からはほとりびが運営母体となり、きちんと事業化していくことにしました。

スタートダッシュ失敗。でもこれから、新たなコミュニティ活動を盛り上げていきます

本当は3月から、がんがんリアルイベントを開催していきたいと思っていたのですが……新型コロナウィルスの影響を受け方針を転換して、4月からオンラインイベント、勉強会、交流会を実施しています。5月以降も定期的にオンラインイベントを開催していく予定です。

▼イベントページはこちら
https://tonarino-work.peatix.com/

 

これから、どんな仕事の受け方をしていくか

この1-3月は、長く携わっていた制作物の納品が完了したり、もともと取り決めていたサポート期間が終了したりと、少し仕事の整理ができてきた期間でもありました。

仕組みづくりに注力している間、新規案件の受付をしばらくお断りしていて、そろそろ再開しようか……と思っていた矢先に、この状況。

しかも緊急事態宣言が出されて以降、すべての対応をオンライン化しているため、これまでとまったく同じように仕事をするわけにはいかなくなっています。

新型コロナウィルス感染拡大防止のための対応策とお願い

大変ありがたいことに、今のところまだ、ぽつぽつとお問い合わせはいただいていて、順次対応してます。

最近の傾向として、企業としての在り方・考え方や、サービス価値の整理・言語化、またはインターナルコミュニケーションを目的としたご相談・ご依頼が増えています。

業務プロセスは都度、ご相談しながら、わたしたちが提供できる仕事を精一杯やっていきますので、どうぞよろしくお願いします。

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▼お問い合わせは以下のページからどうぞ。
https://form.run/@hotori-bi

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今月も(もう月半ばすぎましたが)がんばります。